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お知らせ

2016.03.17

【事例】残業のない職場を生みだすためのワークショップを開催しました

2016年3月16日(木)夜 富士ゼロックス様のご協力のもと、横浜の富士ゼロックスお客様共創ラボラトリーで「残業ない職場を生みだすためのワークショップ」 feat.わるだ組を開催しました。

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▼富士ゼロックス お客様共創ラボラトリー
https://www.fujixerox.co.jp/company/technical/laboratory

テーマは「私たちの働き方、そろそろ本気で変えようよ」

会社も業種も職種も職位も異なるビジネスパーソン、約30名が集い、グループワークで残業だらけの職場の原因をグループ毎に「なぜ」「なぜ」分析。
どうしたら残業のない職場を生み出すことが出来るか? 私たちは何をすべきかを考えました。

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プログラムは以下の通りです。

■プログラム(2時間)
1.ミニ講義 ~職場改善4つの視点
2.ファシリテータ紹介
3.参加者自己紹介(グループ毎)
4.グループワーク~残業だらけの職場の原因を探れ!
5.発表
6.まとめ講義

1.ミニ講義 ~職場改善4つの視点

モデレータ(沢渡)による問題提起。
「残業のない職場」「ほんとうのワークライフバランス」を実現するための、4つの観点を説明。
「制度」(残業規制など)と「個人スキル」(個人の処理能力の高さや気合・根性)の取り組みだけでは不十分。「プロセス(仕事のやり方)」と「場」の改善も重要であることを強調しました。

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2.ファシリテータ紹介

今回のファシリテータです。

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左から、高倉氏(OFFICEキスク)、日景氏、沢渡、内山氏、本田氏(本田社会保険労務士事務所)

▼OFFICEキスク
http://www.office-kisook.com
▼本田社会保険労務士事務所
http://www.yokohama-aoba.net

業務改善の経験豊富な、個性派ベテラン揃いです。

4.グループワーク~残業だらけの職場の原因を探れ!

5~6人1グループに分かれてのグループワークです。
各グループにファシリテータがつき、なぜなぜ分析。

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「残業だらけの職場」の原因を付箋に書き出し、模造紙に貼り出しました。

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木の葉のような形をした付箋は、富士ゼロックス共創ラボとスリーエム社の共同開発のものだそうです。

とてもユニーク!

見た目のかわいらしさから、やわらかな意見を出しやすく、また小さなスペースに貼り出しやすい効果もあります。こういうところにも、業務効率化とコミュニケーション活性化のヒントが。

5.発表

各グループの成果を発表してもらいました。

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「雰囲や風土の問題」「上司と部下の信頼関係の問題」「仕事のやり方の問題」「組織階層の問題」「モチベーションの問題」「無駄な会議が多い」「ゴールが共有されていない」「仕事が見える化されていない」「誰が何をやっているのかわからない」…さまざまな観点と要因が出てきました。

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それぞれの発表に対し、モデレータ(沢渡)が業務改善のためのポイントを補足します。

開発・営業・スタッフ部門など、職種によって残業に対する価値観や、取り組むべき方向性の違いも浮き彫りになり、共通点と差異が明確になったのが印象的でした。

6.まとめ講義

モデレータ(沢渡)によるまとめの講義です。

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残業のない職場、効率化と社員のイキイキを両立するためには、業務プロセスマネジメントが重要。

そのために求められる、4つの管理(サービスレベル管理、インシデント管理、問題管理、ナレッジ管理)について概説しました。

■所感
ともすれば「企業文化や風土の問題」「個人の気合と根性でなんとかするしかない」「仕事が多いからどうにもならない」「日本企業だから仕方がない」のような理由で思考停止してしまいがちな、残業問題。

会社も業種も職種も異なる人たちが集まったことで、様々な切り口や観点を見出すことができ、それぞれの職場での最初の突破口を見つけることが出来たのではないかと感じています。

このような議論を、さまざまな地域や企業でおこなっていけば、日本の働き方はもっとよくなるのではないかと実感した2時間でした。

■ファシリテータより(日景氏)
なぜ残業がなくならないのか。「制度」や「個人スキル(意識)」の問題だけでなく、「プロセス(仕事のやり方)」や「場」の切り口も意識しながら、5つのテーブルに分かれて、なぜ、なぜ、なぜと原因を深掘りしました。

非常に面白かったのは、各テーブルで出てきた問題点やアプローチが千差万別だった点。私たちのグループでは、大きな問題として「無駄な会議」「やることが多い」「やるべき仕事を見極められない」。その根底には「信頼関係」がないことが問題提起されました。「報告のための報告のための報告…」「会議の前の事前説明、その事前説明の前の事前説明」。相互に信頼関係を気づき権限を委譲し、上司が部下が、あるいは他の部門同士で信頼関係が深まれば不要なのではないかという流れに…。

他のチームでは「ゴールが見えていない」「互いが見えていない」「場の問題、風土の問題から負のスパイラルに入り込む」「予実管理ができていない」「業務プロセスがあいまい」などなど…。日ごろ当たり前と思っていることでも、職場や会社が異なるだけでも全く視点が変わることが分かって面白かったです。

ファシリテータの皆様、富士ゼロックス共創ラボの高瀬様、大川様、ほか運営にご協力いただいた皆様。
ありがとうございました。

日本の働き方、一歩一歩変えていきましょう。

一億総活躍の社会を、一億総疲弊の世の中にしないために!

■モデレータ紹介
沢渡 あまね
1975年生まれ。あまねキャリア工房 代表。業務改善&オフィスコミュニケーション改善。
日産自動車・NTTデータ・製薬会社を経て、2014年秋より現職 あまねキャリア工房代表。
残業だらけ、休日出勤だらけのヘトヘト職場を定時で帰れる職場に変えた経験をもとに、企業の業務プロセス改善やワークスタイル変革の支援やファシリテータを手がける。
(現在は、広報部門、購買部門、情報システム部門、営業部門などの業務改善を支援)
著書に『新人ガール ITIL使って業務プロセス改善します!』『新米主任 ITIL使ってチーム改善します!』(C&R研究所)など。現在ITpro(日経BP社)で連載中。趣味は里山カフェめぐり。

■関連図書
新米主任 ITIL使ってチーム改善します!
http://www.amazon.co.jp/dp/4863541899
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▼講演のご相談は、以下のお問い合わせフォームからお願いいたします。
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